Hogyan váltsunk könyvelőt zökkenőmentesen?

A döntés előkészítése

Első lépésként fontos, hogy tisztázzuk magunkban, miért akarunk váltani. Ha a jelenlegi könyvelő szakmailag már nem megfelelő, ha rendszeresen nem elérhető, ha nehézkes vele a kommunikáció, ha nem vállal felelősséget a hibáiért (pl. nincs is felelősségbiztosítása) vagy ha az adózási és pénzügyi tanácsadás nem megfelelő, indokolt lehet a váltás.

Hallottunk már olyan véleményt, hogy “a jelenlegi könyvelőm se jó, de legalább tudom, mire kell nála figyelnem.”  De biztosan az a cél, hogy Önnek kelljen ellenőriznie a könyvelőjét? Valóban rendelkezik ehhez megfelelő szaktudással és idővel, energiával?

Ugyanakkor azzal is érdemes szembenézni, hogy ha egyszerűen csak utáljuk, hogy adózni kell és púp a hátunkra, hogy a könyvelő kéri az adatokat, meg küldi a fizetendőket, akkor nem érdemes váltani. Az új könyvelő is ezt fogja csinálni (jó esetben), hiszen ez a dolga.

Az új könyvelő kiválasztása

Érdemes előre meghatározni az elvárásainkat és ezt első perctől kommunikálni. Fontos átgondolni, hogy várhatóan (akár a vállalkozás növekedésének köszönhetően 1-2 éven belül) milyen egyéb pénzügyi szolgáltatást vennénk még igénybe (pl. adótanácsadás, üzleti tervezés, kontrolling, tranzakciós tanácsadás), mert jóval költséghatékonyabb, ha ezek a folyamatok egy kézben vannak.

Hasznos a leendő könyvelővel szervezni egy (személyes vagy online) találkozót, ahol átbeszélhetjük a vállalkozás pénzügyi folyamatait, elvárásainkat, és meggyőződhetünk a szakmai hozzáértésről, valamint a személyes szimpátiáról. Igen, a személyes szimpátia is fontos, hiszen ez egy bizalmi szakma, fontos adatainkra fog rálátni és fontos ügyekben fog tanácsot adni, így nem mindegy, mennyire szívesen adunk a szavára.

Az ár nyilván fontos szempont, de tartsuk szem előtt, hogy egy olcsó, de rossz könyvelő által okozott károk tetemesek lehetnek. Olyan partnert keressünk, akinél úgy érezzük, hogy megfelelő odafigyelést kapunk, és gondoljunk arra is, hogy a korrekt ár teszi lehetővé neki is, hogy ne vállalja túl magát és megfelelő figyelmet fordítson minden ügyfelére – így ránk is.

A könyvelőváltás időzítése

Az igazán tiszta megoldás az, ha adóév váltásnál történik a könyvelőváltás, így jól elhatárolhatóak a felelősségi viszonyok, hogy ki melyik időszakért felel, nincs olyan bevallás, aminek egy részét az egyik könyvelő, másik részét egy másik könyvelte volna.

Ha ezt nem akarjuk vagy tudjuk megvárni, érdemes úgy időzíteni, hogy igazodjon a bevallási határidőkhöz, pl. negyedéves áfás cég esetén a váltás negyedév határra essen, különben az időszak első felét muszáj újrakönyvelni, ami dupla díj, hiszen mindkét könyvelőnek ki kell fizetni.

Ha azonban véglegesen megingott a bizalom, akár még plusz költségek árán is megérheti azonnal váltani, mert egy rosszul könyvelt anyagra rossz bevallások épülnek és végül többe kerülhet a bírság, mint a váltás.

Az átadás-átvétel folyamata

Az, hogy hogyan zajlik le az átmenet, kicsit mindig az adott résztvevőktől függ. Jelen írásban mi az irodánknál megszokott menetrendről tudunk mesélni: Az átadás-átvétel első lépéseként minden esetben adunk új ügyfelünknek egy listát azon dokumentumokról, amelyeket el kell kérnie előző könyvelőjétől. Amennyiben erre igény van, segítünk is a kommunikációban, de fontos tisztázni, hogy az előző könyvelő az ügyféllel állt kapcsolatban, így csak neki köteles kiadni az anyagokat.

Egy ilyen elválás lehet kellemetlen, de megfelelő  kommunikációval ezek a kellemetlenségek kezelhetőek vagy legalább mérsékelhetők. Természetesen minél nyugodtabb légkörben zajlik a váltás, annál könnyebben és gyorsabban lehet tisztázni a felmerülő kérdéseket, ami mindenki számára előnyös. Amint feldolgoztuk a megkapott nyitó anyagot, összeállítunk egy listát a felmerült kérdéseinkről, így azokkal nem egyesével kell az előző könyvelőhöz rohangálni. A kérdések egy részét az ügyfél, másik részét az előző könyvelő tudja általában megválaszolni.

Fontos tudnia, hogy  amennyiben kifizette az előző könyvelő elvégzett munkáját, a könyvelőnek ki kell adnia az adatokat, mivel azok a vállalkozás adatvagyonát képezik, nem pedig a könyvelőjét.

Folyamatos kapcsolattartás és visszajelzés

A váltás utáni időszakban különösen fontos a folyamatos kapcsolattartás az új könyvelővel. Az első néhány hónapban érdemes rendszeres találkozókat vagy egyeztetéseket tartani, hogy az esetleges problémákat, kérdéseket időben megoldhassuk. A nyílt kommunikáció és a kölcsönös visszajelzések segítenek abban, hogy az új könyvelő minél gyorsabban és hatékonyabban beilleszkedjen a vállalkozás működésébe.

Irodánkban az első hónapokban minden új vagy újonnan átvett vállalkozást valamelyik senior kollégánk könyveli, hogy minél hatékonyabban feltérképezzük a kritikus pontokat. Ezután, ha beállt a stabil együttműködés, a senior kolléga átadja a könyvelést egy másik kollégának, de továbbra is ellenőrzi azt, illetve adótanácsadási kérdésekben segíti az ügyfelet. Ez lehetővé teszi, hogy költséghatékonyan nyújtsunk folyamatosan magas színvonalú szolgáltatást ügyfeleinknek.