A számlázás minden vállalkozás életének kikerülhetetlen része. Legyen szó kisvállalkozásról vagy nagyobb cégről, a számlák helyes kiállítása és kezelése elengedhetetlen a zökkenőmentes működéshez. Nemcsak az ügyfelek felé nyújtott szolgáltatások vagy termékek elszámolása miatt fontos, hanem a jogszabályi megfelelés érdekében is. Ahhoz, hogy elkerüljük a hibákat és a későbbi büntetéseket, alapvető, hogy tisztában legyünk a számlák kötelező tartalmi elemeivel. Ebben a cikkben bemutatjuk a legfontosabb tudnivalókat.
Jelen blog cikk nem minősül adótanácsadásnak, célja csak az általános tájékozódás segítése. Konkrét kérdéseivel keresse bátran irodánkat (kapcsolat@advantor.hu).
Vannak bizonyos elemek, amiknek mindig, minden számlán szerepelnie kell, kezdjük ezekkel:
A számla azonosító adatai
Az első csoport a számla azonosítására szolgáló adatok, a sorszám és a kibocsátás dátuma. Teljesítési dátumnak csak akkor kötelező szerepelnie, ha eltér a kibocsátás dátumától, de jellemzően egyezőség esetén is fel szokás tüntetni mindkét rovatban ugyanazt a dátumot.
A fizetési határidő nem kötelező elem, de a vállalkozás érdeke, hogy emlékeztesse partnerét az esetleg szerződésben már rögzített feltételekre, így szintén ritka, hogy üresen marad a mező, ha még nem történt meg a kiegyenlítés.
Az ügyletben részt vevők azonosítása
A következő blokk az ügyletben részt vevő feleket azonosítja. Szerepelnek a kibocsátó adatai: neve (egyéni vállalkozó esetén az ev. jelöléssel és nyilvántartási számával), címe és adószáma. Az adószámról érdemes ejteni pár szót:
- Amennyiben csoportos adóalanyról van szó, a csoportazonosítót kötelező feltüntetni (ez egy xxxxxxxx-5-xx) formátumú karaktersor. A csoporttag adószáma is szerepelhet, de ez nem kötelező elem
- az EU-s adószám is kötelező elem, amennyiben EU-n belül, adó felszámítása nélkül számlázunk, ugyanis a partner csak így tudja majd beállítani a számlát a megfelelő bevallásba.
A vevő oldalán nagyjából hasonló adatokat kell megadni, neve, címe és amennyiben cégről van szó, az adószáma is kötelező elem. Ha EU-s ügyletről van szó, akkor az EU-s adószámot kell feltüntetni.
Az ügylet adatai
Végül az utolsó nagyobb csoport az ügylet adatai:
-
- Szerepelnie kell az értékesített termék megnevezésének és mennyiségének, illetve a nyújtott szolgáltatás megnevezésének és mennyiségének, ha ez kifejezhető természetes mennyiségben (pl. hónap, alkalom…). Vtsz számot, TESZOR számot nem kötelező feltüntetni, de természetesen megtehetjük
- Kötelező elem az adó alapja, vagyis a nettó összeg. Amennyiben a mennyiség kifejezhető természetes mennyiségben, akkor az egységárat is mennyiséget is fel kell tüntetni. Ha az alkalmazott árengedmény nem része az egységárnak, akkor az árengedmény mértékét is. Itt legtöbbször üzleti döntés, hogy egyből a csökkentett árat szerepeltetjük vagy hangsúlyozzuk az árengedmény mértékét a számlán.
- Természetesen nem maradhat el az alkalmazott áfakulcs. Ha adómentes számláról van szó, akkor szerepelnie kell a megfelelő jogszabályi hivatkozásnak vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása miért mentes az adó alól
- És végül az áthárított adó is kötelező elem, kivéve ha a törvény szerint annak feltüntetése tilos (Ez ritkán fordul elő, de pl. árrés adózásnál fordul elő, ahol ezzel a vevő megtudná, mennyi a partner árrése)
Devizás ügyletek
Nézzük, mi a helyzet, ha a számlán devizás összeg szerepel: Ha a számla tartalmaz ÁFÁ-t, akkor kötelező feltüntetni az árfolyamot és a forintban számított ÁFÁ-t, mivel a másik fél pontosan annyit vonhat le, amennyit a számla kiállító megfizetett. Ebből a szempontból mindegy, hogy azért a devizás a számla, mert a partner külföldi vagy azért, mert két belföldi pl. EUR-s elszámolásban állapodott meg. Az, hogy milyen árfolyamot kell feltüntetni, attól függ, hogy bejelentkezett-e a vállalkozás az MNB vagy EUB árfolyam alkalmazására. Ha igen, akkor azt, ha nem, akkor a számlavezető bank eladási árfolyama a mérvadó
Speciális jelölések
Van még néhány jelölés, amit az érintetteknek, illetve az érintett ügyletek esetén kötelező feltüntetni, de nem mindenkit értint:
- önszámlázás kifejezés, ha megállapodás alapján a szolgáltatás igénybe vevője, illetve a termék vevője állítja ki a számlát.
- a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett
- új közlekedési eszköz értékesítése esetén bizonyos, a közlekedési eszköz új mivoltának megítéléséhez szükséges adatok
- különös adózási módra történő utalások:
- pénzforgalmi elszámolás kifejezés, a számla kibocsátója ezt az elszámolási módot választotta
- „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák”,
- „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek”
- „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások”
- „különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek”
- pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.
A számla tartalmi elemeinek pontos ismerete és helyes alkalmazása elengedhetetlen minden vállalkozás számára, hiszen nemcsak a jogszabályoknak való megfelelést biztosítja, hanem a vállalkozás pénzügyi folyamatainak átláthatóságát is segíti. Az elírások vagy hiányosságok nemcsak adminisztratív hibákat, hanem akár bírságokat is eredményezhetnek.
Ezért érdemes különös figyelmet fordítani arra, hogy minden kötelező elem szerepeljen a számlán, és a vállalkozás specifikus működési feltételeinek is megfeleljen. Ha kérdése van a számlázással vagy annak jogi követelményeivel kapcsolatban, forduljon bizalommal szakértőinkhez, akik segítenek biztosítani, hogy vállalkozása megfeleljen minden előírásnak.